Контролюйте якість у всіх аспектах вашої компанії за допомогою Airtable: від операцій до управління клієнтами!
У світі сучасних технологій, де кожна секунда на вагу золота, автоматизація стала ключовим елементом успішного ведення бізнесу. Особливо це актуально для компаній, які займаються організацією заходів та подій, де координація є одним із найважливіших аспектів. Оскільки ми спеціалізуємося на розробці рішень за допомогою технологій No/Low Code, вирішили поділитися своїм кейсом щодо вирішення проблеми дублювання спікерів на різних івентах одночасно в Airtable.
Це приклад того, що не треба зупинятися на готових рішеннях, якщо за допомогою No/Low Code розробки можна вдосконалити інструмент, щоб він на 100% відповідав потребам бізнесу. Такі комплексні рішення можуть стати незамінними інструментами для підвищення ефективності та уникнення людських помилок.
Проблема та її вирішення
Для контролю над івентами ми використовуємо Airtable – базу даних, яка виглядає як таблиці та має зручний візуальний інтерфейс для управління записами. Airtable дозволяє поєднувати великі масиви даних і робити це з комфортом. Цей сервіс особливо зручний для тих, хто не має досвіду в управлінні базами даних, завдяки вбудованим автоматизаціям та можливості змінювати відображення бази даних, наприклад, у вигляді календаря чи таймлайну.
Однією з актуальних проблем, з якою зіткнулася компанія нашого замовника, було уникнення одночасної участі одного і того ж спікера у різних заходах.
Суть проблеми полягала в людському факторі. Люди часто пропускали деталі, що призводило до конфліктів між спікерами та аудиторією. Для вирішення цієї проблеми ми розробили мікрорішення для контролю івентів, яке дозволяє уникнути проведення різних заходів з одним і тим самим спікером одночасно.
Можна ще поміркувати про наслідки аналогічних проблем, що можуть мати значний вплив на різні сфери діяльності, включаючи освітні організації, сферу івентів та медичну сферу. В освітніх організаціях конфлікти в розкладі призводять до погіршення навчального процесу, оскільки студенти не можуть відвідати всі необхідні заходи, а викладачі змушені обирати між кількома подіями, що впливає на їхню підготовку та проведення занять. У сфері івентів одночасні події зменшують кількість учасників кожної з них, що негативно позначається на репутації організаторів та може призвести до фінансових втрат. Логістичні проблеми, перевантаження ресурсів та персоналу додатково ускладнюють ситуацію. У медичній сфері конфлікти в розкладі лікарів, участь у кількох заходах одночасно знижує якість обслуговування пацієнтів та ускладнює планування роботи медичних закладів.
Загальні проблеми, що виникають у всіх сферах, включають фінансові втрати через неефективне управління ресурсами, психологічний стрес персоналу та учасників, а також втрату важливих можливостей для нетворкінгу, навчання та професійного розвитку. Такі ситуації потребують ретельного планування та використання сучасних технологій для автоматичного управління подіями, координації між департаментами та прозорої комунікації, щоб мінімізувати людський фактор та уникнути конфліктів. Вирішення цих проблем сприятиме підвищенню ефективності роботи організацій, задоволеності учасників та загальному покращенню якості послуг.
Спочатку ми намагалися вирішити проблему за допомогою стандартних методів автоматизації, які пропонує Airtable. Проте, зіткнувшись з певними обмеженнями, ми перейшли до low-code технологій. Нам потрібно було вирішити проблему в межах Airtable, тому що наша база даних знаходиться на цій платформі.
Airtable може або перевіряти запис на умову, або перебирати записи для виконання дій, але не може робити це одночасно. Ми мусили перебрати всі записи та перевірити їх на умову одночасно, тому вирішили використати кастомний скрипт прямо в Airtable.
Процес розробки розпочався зі збору вимог від команди, з якою ми працювали. Після цього ми продумали логіку та написали скрипт, на що пішло близько одного-двох днів. Тестування та доопрацювання зайняли ще приблизно 30 хвилин. В результаті, ми отримали ефективне рішення для контролю івентів, яке значно знизило ризики конфліктів та підвищило якість організації заходів.
Передбачення ризиків виявилося критичною задачею у вирішенні проблеми. Хоча це може здатися неочевидним, ми зіткнулися з рядом проблем, які вимагали вичерпного аналізу можливих наслідків і прийняття відповідних заходів. Для успішного розв'язання цих завдань необхідно було глибоко розуміти JavaScript, працювати з об'єктами, масивами та їх методами. Наше рішення також вимагало ефективної роботи зі скриптами всередині Airtable, оскільки платформа має власну документацію, яку ми докладно вивчили. Важливо було продумати всі зв'язки і логічно розмістити оповіщення в межах запису, щоб уникнути конфліктів з іншими даними. Наша робота передбачала ретельний аналіз ланцюжка подій, включаючи записи, спікерів та нотифікації.
Внутрішня кухня: пошук альтернативи, тестування та багхантінг
Ми розглядали кілька альтернатив для вирішення нашої проблеми. Одним із варіантів було використання Make. Однак, цей інструмент виявився занадто дорогим, оскільки за кожен крок сценарію потрібно було платити. Враховуючи, що в типовому сценарії може бути 300-400 записів, і кнопку можуть натискати 5-10 разів на день, загальна кількість операцій значно збільшувалася, що робило цей варіант фінансово невигідним.
Іншою альтернативою було написання скрипта за допомогою Google App Script. Проте, в контексті нашого робочого процесу, це рішення не мало суттєвих переваг і не виправдовувало себе.
За допомогою Google Apps Script можна автоматизувати різноманітні завдання та розширювати можливості продуктів Google. Наприклад, ви можете створювати скрипти для автоматичного створення звітів в Google Sheets, автоматичної відправки електронних листів через Gmail або роботи з даними у Google Drive. Крім того, Google Apps Script інтегрується з іншими сервісами Google, що дозволяє створювати розширені рішення на основі цих сервісів.
Google Apps Script доступний безкоштовно для користувачів Google та має широкий спектр можливостей для створення різноманітних зручних інструментів та автоматизації рутинних задач.
Процес тестування розпочинався вже під час написання коду. Airtable надає зручну функцію, яка дозволяє одразу перевіряти реакцію скрипта за допомогою кнопки "протестувати". Це дозволило виявляти та виправляти помилки ще на етапі розробки. Після цього ми створили кілька тестових записів і провели додаткове тестування. Якщо виникала помилка, наприклад, через наявність дубльованого запису для спікера, ми виправляли дату події і помилка зникала.
Після початкового тестування ми передали скрипт команді сервісу для подальшого тестування. Провели демонстрацію, вони переглянули роботу скрипта і розпочали власне тестування.
Для відстеження помилок в Airtable є вбудована функція історії виконання сценаріїв. Інформація про помилки автоматично надсилається мені. Я перевіряю причини помилок, аналізую відповідь скрипта і виправляю її, або ж повідомляю команді про необхідність зміни підходу.
В Airtable існує обмеження на час роботи скрипта – він може працювати лише протягом 30 секунд. Коли ми обробляємо багато записів, це може займати більше часу, але завдяки ефективним функціям, які не перевантажують скрипт, цей процес залишається швидким. Ми завантажуємо всі записи одночасно і працюємо з ними за допомогою JavaScript, що значно підвищує швидкість роботи скрипта.
Як працює готове рішення
В даний момент наше рішення функціонує напівавтоматично. Після створення івенту людина натискає на кнопку, що запускає скрипт. Скрипт автоматично просувається по всім записам майбутніх подій і перевіряє наявність цього спікера на вказану дату. Якщо такий запис вже існує, скрипт підсвічує проблему та рекомендує вирішити її шляхом зміни дати або спікера.
Цей скрипт має широкі можливості застосування і не обмежується лише організацією івентів. Наприклад, він може бути корисним для управління зустрічами, де необхідно обмежити кількість зустрічей з клієнтами на день. Також він може забезпечувати контроль за публікаціями в соціальних мережах, уникнення дублювання постів на одному акаунті, особливо якщо агентство веде декілька компаній.
Цей механізм контролю дозволяє підвищити ефективність роботи в різних сферах діяльності, зменшити ризики конфліктів та забезпечити точність управління ресурсами і подіями.
Ось лише поверхневий список прикладів:
Плани на майбутнє, інтеграція готового рішення та висновки
Якщо ваша компанія планує інтегрувати наше готове рішення, процес додавання його буквально складається з двох кліків. Проте, якщо ви вирішите створити це рішення з нуля, вам знадобиться глибоке розуміння коду та роботи з Airtable, що може зайняти значний час, особливо якщо немає досвідченого розробника.
Цей інструмент можна налаштовувати відповідно до ваших потреб. Наприклад, ви можете розширити його функціональні можливості, включаючи перевірку не лише конкретної дати, але і періоду кількох днів. Також можливо встановити обмеження на кількість івентів, які перевіряються за день.
Якщо мова йде про більш масштабний застосування, то цей інструмент може бути корисним у різних сферах діяльності. Він може допомогти управляти графіками змін та відпусток в управлінні персоналом, уникати дублювання записів пацієнтів в медичних закладах, а також координувати розклади занять та екзаменів у навчальних закладах. На конференціях та інших подіях інструмент допоможе вчасно координувати розклади спікерів і використання приміщень.
Використання нашого готового рішення також спростить планування і керування розкладом публікацій у соціальних мережах для SMM та маркетингових агентств, уникаючи непотрібного дублювання постів.
Загалом, наше рішення може значно покращити ефективність роботи і підвищити якість управління даними в різних сферах діяльності.